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Events sind eigentlich viel mehr ellenlange Excel-Tabellen und Tausende Videomeetings als der große Bombast auf der Bühne. Dabei gibt es gerade bei diesen oft repetitiven und daher fehleranfälligen Aufgaben viele Tools, die wirklich Spaß an Datensätzen, Organisation und Planung haben.
Tools wie Evenito oder Clara übernehmen da viele wichtige Schritte für euch:
Und viele weitere Elemente.
Pro-Tipp: Ihr steht noch ganz am Anfang und seid euch etwas unsicher, wie euer Event dramaturgisch sinnvoll aufgebaut werden könnte? Dabei unterstützt euch ChatGPT mit links. Tragt eure Daten einfach ein und lasst euch inspirieren. Alles ist besser als das leere Blatt Papier!
Wer kann denn da noch den Überblick behalten? Lass dir von ChatGPT einfach eine Liste potentieller Speaker und Locations ausspucken und arbeite dich an ihr ab. Das geht doch deutlich schneller als sich durch hunderte Websites, Listicals und LinkedIn-Profile zu klicken. Ihr könnt auch regional und preislich spezifizieren, wie der Speaker oder die Location aussehen kann.
Wie immer bei der Arbeit gilt hier aber natürlich auch Vorsicht. Informiert euch lieber, bevor ihr ausversehen AfD-Sympathisant:innen oder anderweitig problematische Speaker einladet. Als Startpunkt für eure Recherche seid ihr hier aber an der richtigen Stelle.
Wer mit seiner Event-Landingpage oder Social-Media-Content Reichweite generieren will, braucht Keywords. Und zwar am besten gleich alle relevanten, die für das eigene Event in irgendeiner Form sinnvoll wären. Neben den klassischen Tools wie Google Suggest oder die Google Search Console könnt ihr euch auch auf die Keyword-Recherche-Tools mit KI-Power verlassen.
Diese findet ihr mittlerweile schon in den größten Social-Media-Tools wie Instagram und Facebook integriert, aber auch andere Anbieter wie KI-Textgeneratoren wie Jasper oder Neuroflash helfen euch bei der Suche. Und das Schöne: Sie binden die Keywords sogar direkt in passende Event-Texte ein.
Vom Newsletter über den Pressetext bis zum Social Posting – für erfolgreiche Events müsst ihr zu echten Content-Maschinen werden. Das bedeutet viel Arbeit, aber auch viel Kreativität. Und das natürlich immer mit einem gewissen Zeitdruck verbunden.
Schön, dass euch da manche Tools jede Menge Last von den Schultern nehmen können. Von den KI-Tools des Social-Giganten HubSpot könnt ihr euch konkrete Content-Vorschläge für eure spezielle Zielgruppe geben lassen, Programme wie MarketMuse wiederum planen und optimieren den Content für euch.
Wenn die Leute schon alle zu eurem Event kommen, solltet ihr die Gelegenheit nutzen und jede Menge Daten sammeln. Mit denen lassen sich im Anschluss nämlich bestens Leads und potentielle Gäste für die nächsten Events sammeln. Gleichzeitig könnt ihr hier Meinungen und Feedback für das Event einholen, um darauf zu reagieren.
Greift dabei auf etablierte Tools wie Capacity (https://capacity.com) oder Conversed AI (https://conversed.ai/). Die könnt ihr übrigens auch im Anschluss für digitale Kommunikation mit Zielgruppen nutzen und so auch über das Event hinaus Informationen sammeln.
Bei B2B-Events geht es viel ums Händeschütteln und Kontakte knüpfen. Bei der großen Masse an Gästen können dabei aber auch einige eher ergebnislose Gespräche entstehen, während eigentlich vielversprechende Kontakt untergehen. Bietet euren Gästen das maximale Matchmaking an.
Dafür stehen Tools wie Grip, mit dem die Profile der Gäste ausgewertet und miteinander in Verbindung gesetzt werden. Persönlich kuratierte Empfehlungen dienen dann als Vorschläge für einen Fahrplan durch das gesamte Event. Durch ein internes Feedback-System können die Empfehlungen für weitere Events wiederum angepasst werden.
Langweilige Stände, langweilige Panels, langweilige Deko. Wer heutzutage mit einem Event überzeugen will, muss sich abheben und die Gäste unterhalten. Dafür bieten KI-Tools mittlerweile ein beachtliches Set an ganz unterschiedlichen Wegen.
Mit personalisiertem Content seid ihr an der Speerspitze der digitalen Kommunikation angekommen. Ein bisschen unheimlich ist es natürlich schon, dass Algorithmen die eigenen Prioritäten und Wünsche so gut kennen. Für Marketing-Abteilungen steckt hier aber jede Menge Potential.
Ein gutes Beispiel dafür ist Rasa.io. Mit diesem KI-Tool könnt ihr selbst für ganz große Datenbanken individuellen Content bieten. Und das durch detailliertes Tracking:
Rasa.io merkt sich, worauf Nutzer:innen in Newslettern klicken und werden basierend darauf in künftigen Newslettern bestimmte Elemente hervorheben. Alle Nutzer:innen erhalten basierend darauf einen ganz persönlichen Newsletter.
Um in dieser Vielzahl an Potentialen, aber natürlich auch Kostenfragen den richtigen Weg zu gehen, müsst ihr euch natürlich einen Fahrplan machen. Probiert einzelne Systeme aus, bevor ihr sie als feste Säule für eure Events etabliert.
Geht dabei am besten in folgenden Schritten vor:
Am wichtigsten ist: Am Ball bleiben. Wer sich jetzt schon mit KI-Tools vertraut macht, kann sich einen großen Vorsprung aufbauen und einzigartige Erlebnisse schaffen. Gerade die ersten Schritte werden auch Trial & Error beinhalten.
Wenn ihr euch und euren Gästen etwas bieten wollt, solltet ihr besser zu früh als zu spät mit KI-Tools starten. So könnt ihr nämlich nicht nur Zeit und Nerven schonen, sondern auch schnelle Impulse für eure Kreativität generieren lassen.